PodporaPodpora

Jsou dostupné následující volby...

Fakturace


Elektronická fakturace

Elektronická fakturace, v tomto případě ve formátu PDF nebo ISDOC je moderní, jednoduchý a efektivní způsob vystavování daňových dokladů.

PDF
- všeobecně podporovaná forma digitální podoby dokumentu.
get.adobe.com/cz/reader/
  -  Program pro zobrazení PDF souboru.

ISDOC
- moderní standardizovaný formát určený a vyvinutý pro účely elektronické fakturace. Umožnuje přímí import faktury do účetního systému.
www.isdoc.org/
  -  Program pro zobrazení ISDOC souboru.
www.isdoc.cz/ - Přehled všech podporovaných účetních systémů.


Pravidla pro elektronickou komunikaci jsou dána několika zákony, přičemž hlavním zákonem pro používání elektronického podpisu je Zákon o elektronickém podpisu 227/2000 Sb., novelizovaný zákonem č. 440/2004 Sb.

 

Standartní forma fakturace
Společnost gOPE Systems vám bude standartně zasílat elektronickou fakturu / daňový doklad elektronickou poštou (e-mailem) v příloze ve formátu PDF. Tyto přílohy budou vždy  podepsány elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu od certifikační autority České pošty s.p. - PostSignum QCA (dále jen PostSignum QCA).

 

Datová schránka
V případě že chcete mít absolutní jistotu o doručení elektronické faktury, je možné Vám ji zaslat ve formátu PDF a nebo ve formátu ISDOC prostřednictvím Datové schránky. Tento úkon je zpoplatněn částkou 10 Kč. Formát elektronické fakturace ISDOC byl přijat v obou svých formách (isdoc a isdocx) jako jeden z přípustných formátů datové zprávy, dodávaných do datové schránky. Stalo se tak Vyhláškou č. 194/2009 Sb. O stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, která byla publikována ve Sbírce zákonů dne 26.6.2009, částka 57/2009. Posílání elektronických faktur do Datových schránek se bude dít na základě ustanovení Novely zákona o archivnictví a spisové službě č. 190/2009 Sb. ze dne 26.6.2009, konkrétně jeho článku VII - Přechodná ustanovení. Ten uvádí, že fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby budou moci podávat do datové schránky jiné fyzické, podnikající fyzické nebo právnické osoby podání typu „faktury nebo obdobné žádosti o zaplacení" a to již od 1.1.2010.


Digitální ochrana faktur elektronickým podpisem
Elektro
nická značka u daňového dokladu jednoznačně potvrzuje informaci o vystaviteli, tedy společnosti GOPE Systems a. s. a znemožňuje jakoukoli neautorizovanou úpravu faktury po jejím vystavení. V okamžiku kdy Vám vystavíme fakturu, tak ji opatříme digitálním podpisem. Tento digitální podpis je přísně střeženým majetkem společnosti a jednoznačně prokazuje naší totožnost. Elektronickou značku/podpis není možné zkopírovat, odstranit nebo přenést z již vystavené PDF faktury. Elektronickou značkou ( digitálním certifikátem ) je podepsán PDF dokument obsahující fakturu, avšak celý e-mail s fakturou může být podepsán certifikátem jiným. Email vám může zaslat jiná osoba, než ta, která vám vystavila fakturu.  Fakturu je tedy archivovat odděleně bez doprovodného e-mailu. Odpovědná osoba, která Vám zasílá email, ho podepíše certifikátem, který je vázaný na její osobu a konkrétní email. Je tedy zpětně absolutně průkazné, kdy kdo email odeslal, nebo elektronicky podepsal fakturu. Námi používané osobní certifikáty jsou kategorie Class 1,  Algoritmus Digest: SHA1. Jsou vystaveny certifikační autoritou www.trustcenter.de/en/ Email nebo PDF fakturu, které neobsahují digitální podpis/značku prosím pokládejte automaticky za podvrh, a nevěnujte jim pozornost.

 


Otázky / Odpovědi

Jak celý systém elektronické fakturace funguje?
Velmi příjemně a jednoduše. Jelikož se nejedná o žádný formát výměny dat mezi stroji nebo,  informačními systémy, ale o klasický formát PDF (což je něco jako obrázek) nebo ISDOC ( profesionální formát pro faktury), a je bezproblémově čitelný člověkem, není ze strany zákazníka nutná žádná významná úprava jeho stávajícího počítače. Jediný rozdíl spočívá v tom, že zákazník již nedostane fakturu v papírové formě, ale e-mailem nebo prostřednictvím datové schránky ve formátu PDF/ISDOC. Může se tedy sám rozhodnout, zda si ji vytiskne, případně v kolika kopiích, nebo uloží v elektronickém formátu což doporučujeme.

 

Budou faktury podepsané? Mohu si je dát do účetnictví ?

  1. Jednoznačně ano, faktury, tak jak je obdržíte, vyhovují platné legislativě a je proto možné je vložit do účetnictví.
  2. Všechny faktury budou podepsané elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaným příslušnou certifikační autoritou, společností PostSignum QCA (toto opravdu nemá nic společného s klasickým inkoustovým razítkem a podpisem...)
  3. Na faktuře bude vytištěný jasně viditelný lidský podpis, který vám pomůže při papírové archivaci tištěných faktur.

 

Co je elektronická značka?
Elektronická značka je po technické stránce přesně to samé co elektronický podpis, odlišná je ale právní stránka: zatímco elektronický podpis je vázán pouze na konkrétní fyzickou osobu, elektronickou značku mohou vytvářet i zařízení a aplikace a může být vázána i na právnickou osobu.

Elektronická značka je určena pro různé výstupy z informačních systémů, z fakturačních systémů nebo různých objednávkových systémů apod., kde se dokumentům přiděluje automaticky, bez zásahu konkrétních osob (to zajišťuje příslušný software).

 

Potřebuji pro příjem faktur od GOPE Systems nějaký speciální software?
Pro otevření dokumentu ve formátu PDF potřebujete program Adobe Acrobat Reader (verze 6 a vyšší), který je k dispozici zdarma. Na mnoha počítačích je navíc instalován již od výrobce počítače. Stáhnout si jej můžete zdarma v české verzi ze stánek výrobce zde get.adobe.com/cz/reader/

Pro otevření dokumentu ve formátu ISDOC nebo ISDOCX potřebujete program ISDOCreader. Stáhnout si jej můžete zdarma v české verzi ze stánek výrobce zde www.isdoc.org/

 

Jak poznám, že je faktura skutečně od společnosti GOPE Systems, a. s.?
Každá elektronická faktura (PDF dokument) bude opatřen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném certifikační autoritou PostSignum QCA České pošty s.p. V Acrobat Readeru (verze 6 a vyšší) si ji u každého dokladu můžete ověřit kliknutím na ikonu "podpisy". Tato elektronická značka Vám dodá jistotu, že obdržená faktura byla skutečně vystavena a zaslána fakturačním oddělením společností GOPE Systems a.s.

 

Je to v souladu s platnou legislativou?
Jednoznačně Ano! Daňový doklad ve formátu PDF je opatřen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu a splňuje veškeré právní náležitosti ČR a směrnice EU. Takto podepsané faktury-daňové doklady splňují požadavky zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty na vystavování daňových dokladů v elektronické podobě (§ 26, odst. 4) a jejich archivaci v elektronické podobě (§ 27, odst. 2).

 

Co když budu chtít zaslat tištěnou fakturu?
Není to pro nás problém, tištěnou fakturu Vám rádi vystavíme a zašleme na uvedenou adresu. Avšak tyto kroky budou zpoplatněny částkou 49 Kč, která vám bude přičtena k fakturované částce.

 

Proč to všechno děláme?

  • Jde o efektivní manipulaci a archivaci daňového dokladu v elektronické podobě
  • zkrácení doby potřebné k doručení dokladu zákazníkovi
  • úspora energie a prostředků vynaložených na tisk
  • Chráníme tak naši zelenou planetu, v souladu s naší vizí do budoucna !



autor: GOPE, datum: 29.09.2011 23:11